Mail – Den Umgang damit unterschätzen oft viele Mitarbeiter. Andere und raschere Kontakte legen weniger Wert auf richtige und fachgerechte Ausführung. Das hat oft fatale Fehler und enorme Konsequenzen.

1. Antworten Sie innerhalb von 24 Stunden

Prinzipiell gilt stets die goldene „Netikette“-Regel: E-Mails sollten unbedingt innerhalb von 24 Stunden nach Empfang beantwortet werden.

2. Senden Sie einen Zwischenbescheid

Können Sie eine E-Mail nicht sofort beantworten, so versenden Sie innerhalb von 24 Stunden einen kurzen Zwischenbescheid.

3. Überprüfen Sie Ihr Postfach mindestens zwei- oder dreimal täglich

Prüfen Sie alle zehn Minuten Ihren Posteingang. Es genügt heute, sich E-Mails auf dem Smartphone anzeigen zu lassen. Die Höflichkeit und Seriosität Ihres Arbeitens gebietet, dringliche Dinge tatsächlich auch dringlich zu behandeln. Seriöse Partner wissen das.

4. Nutzen Sie den Abwesenheitsassistenten

Sofern Sie auf Urlaub oder Dienstreise sind – und sei es nur für kurze Zeit -, richten Sie eine Abwesenheitsnotiz ein. Verweisen Sie auf einen Ansprechpartner und auf den Termin Ihrer Rückkehr.

5. Formulieren Sie knapp und höflich

Eine E-Mail ist optimal für die schnelle, alltägliche Information. Der Empfänger sollte durch eine prägnante Sprache und einen aussagekräftigen Betreff sofort wissen, worum es geht. Sparen Sie nicht an Höflichkeit: Die Zeit für eine freundliche Anrede und einen ausgeschriebenen Gruß muss sein! Ihre Unterschrift sollte einen Gruß bereits enthalten.

Guter Umgang zeichnet Sie hier aus!

6. Nichts Vertrauliches in der offiziellen Korrespondenz

Dokumente, wie Vertragskündigungen, wichtige Bekanntgaben oder Einladungen sind sehr sensible und zuweilen auch private Daten. Hier ist der Postweg die sichere und bessere Übermittlungsform.

7. Verzichten Sie auf Absicherungs-E-Mails

So sehr beliebt bei vielen Mitarbeitern – und dennoch meist von anderen mit Unverständnis zur Kenntnis genommene “Marotten” sind: Chefs und weitere hochrangige Personen werden “CC” in Kenntnis gesetzt, um Druck auszuüben. Rufen Sie besser an und erklären Sie auf diese Weise, wie wichtig und dringlich Ihr Anliegen für Ihren Adressaten ist.

8. Vorsicht bei großen Anhängen

Versenden Sie Anlagen (bis max. 3 MB)

9. Verschicken Sie keine Massen-E-Mails

Schicken Sie E-Mails zuweilen nicht wahllos an die von Ihnen eingerichteten Verteiler. Helfen Sie mit, Ihre Kunden, Geschäftskollegen, Freunde und Bekannten vor Informationsfluten zu schützen.

Mein E-mail Umgang sagt etwas über meine Arbeitsqualität aus!

Überlegen Sie: Für wen ist diese Information wirklich wichtig und relevant?

10. Keine Umlaute und kein “ß” in der internationalen Kommunikation
Verzichten Sie besser auf diese Schreibweisen.